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La cuenta de cobro cumple la función de comprobante de la percepción de un pago cuando el que recibe el dinero no esta obligado a emitir una factura, aunque debe ser complementada con otro comprobante para otorgarle real validez contable a la persona o empresa que realiza el pago como puede ser una nota de contabilidad, recibo de pago, etc.
La estructura de la cuenta de cobro no es uniforme y puede tener un formato customizado dependiendo de quien la realice. Sin embargo, todas deben tener al menos los siguientes datos:
- Nombre de la empresa que recibe el pago (generalmente ya esta pre-impreso)
- Nombre de la persona o empresa que realiza el pago
- Cantidad de dinero que recibe en letras y números
- Concepto por el cual se percibe el dinero
- Fecha en que se recibió el dinero
- Firma de una persona autorizada
La cuenta de cobro no contituye un documento contable ni fiscal por lo que ésta debe ser lo más completa posible para la posterior formulación de un comprobante válido en ambos sentidos.
Otra de las caracteristicas importantes de este documento es que este debe hacerse por el valor bruto de la operación ya que el pagador es el que realiza la retención respectiva en caso de corresponder.
No obstante lo expuesto, el soporte ideal para cualquier pago es la factura o recibo, dado que la cuenta de cobro no tiene validez alguna. En conclusión, la cuenta de cobro no cumple otro papel que dejar constancia del valor adeudado a un tercero.
